Lions Clubs International is de grootste serviceorganisatie ter wereld. De leden van Lions-clubs ontplooien op vriendschappelijke basis initiatieven voor een betere samenleving. In Nederland zijn er ruim 420 clubs, met samen zo’n 12.000 leden. Wereldwijd zijn er bijna 1,3 miljoen Lions, verdeeld over ruim 45.000 clubs.

De administratie van de Nederlandse clubs wordt beheerd door Lions Clubs Nederland, die o.a. ook zorgt dat alle gegevens bij het hoofdkantoor in de Verenigde Staten terechtkomen.

Om deze administratie bij te houden werd tot voor kort een verouderd beheersysteem gebruikt, waar alleen een landelijke beheerder aanpassingen kon doen. Dit proces was nogal omslachtig en gaf een hoop rompslomp omdat veel mutaties handmatig moesten worden gecontroleerd. Lions Clubs Nederland heeft daarom E-difference opdracht gegeven om een geheel nieuw systeem te bouwen.

Jurgen Jansen, projectleider bij E-difference: “Met Lolas (‘Lions online ledenadministratiesysteem’) kan elke Lions Club zelf haar eigen administratie bijhouden. Afhankelijk van je functie in een club – zoals secretaris, penningmeester of gewoon lid – krijg je bevoegdheden om bepaalde gegevens in te zien of te wijzigen. Alle mutaties worden automatisch gesynchroniseerd met de database in Amerika.”

Betrouwbaarheid

Het systeem maakt zelf rapportages en logboeken aan, zodat de administratie te allen tijde gecontroleerd kan worden.

Maatwerk

Jurgen Jansen: “Het vangen van een administratie in een stuk software is lastiger dan je denkt, omdat reglementen en praktijk soms met elkaar botsen. Als een Lion bijvoorbeeld in een verhuizing zit, en zodoende een tijd geen lid is van een club, moet hij formeel na een paar maanden worden uitgeschreven. In de praktijk neemt men dat echter niet zo nauw. Dit soort situaties vraagt om maatwerk.”

Eigen beheerder

In oktober 2008 werd Lolas gelanceerd. Sindsdien heeft Lions haar eigen Lolas-beheerder die zich bezighoudt met het dagelijks gebruik. Op de achtergrond is E-difference echter nog steeds actief door deze beheerder te ondersteunen en door mee te denken over verbeteringen en onderhoud.

Ook voor uw organisatie heeft E-difference slimme oplossingen voor efficiëntere processen. Wilt u meer weten? We komen graag met u in contact.